Privacy Policy

Privacy Policy

Cette « Privacy Policy » établit les règles de traitement de vos données à caractère personnel par le responsable de ce traitement : AFINIT Digital srl, dont le siège est établi à 1170 Bruxelles, Chaussée de la Hulpe 185 immatriculée à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) sous le numéro BE 0699 911 319 (ci-après: “ AFINIT ”).
Cette Privacy Policy contient vos droits et obligations envers AFINIT.

Elle fait régulièrement l’objet de modifications ou de mises à jour et vous trouverez la dernière version sur notre site web.

1. Généralités

1.1. Cette Déclaration de confidentialité garantit la protection de vos données à caractère personnel conformément au règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et la Loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

1.2. Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est AFINIT

2. Données à caractère personnel

2.1. Données à caractère personnel que vous nous communiquez :

2.1.1. Via notre site web :

• cookies : veuillez consulter notre Cookie Policy
• adresse IP
• adresse e-mail
• si vous remplissez le formulaire de contact (offre d’emploi ou candidature spontané): nom, numéro de téléphone, lettre de motivation, CV et adresse e-mail

2.1.2 En tant que travailleur salarié :

• nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone
• photos
• CV, lettres de motivation, notes prises lors de l’entretien d‘embauche
• informations relatives à la formation et à l’expérience professionnelle et employeurs précédents
• formulaires d’évaluation et résultats de tests et d’évaluations éventuels
• informations relatives à l’administration du personnel : numéro de registre national, adresse, ancienneté, état civil, numéro de compte bancaire, composition du ménage, date de naissance
• salaire et fiches de salaire

2.1.3. Comme candidats et/ou interim manager (freelance) :

• nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone
• CV, lettres de motivation, notes prises lors de l’entretien d‘embauche
• informations relatives à la formation et à l’expérience professionnelle
• informations relatives à l’administration du freelance : numéro de registre national, adresse, ancienneté, état civil, numéro de compte bancaire, composition du ménage, date de naissance

2.1.4. Comme client, donneur d’ordre, prospect, fournisseur ou autre relation d’affaires :

• nom, adresse, numéro d’entreprises, personne de contact, adresse e-mail, numéro de téléphone, numéro de compte bancaire

2.1.5 Lors d’une inscription à notre newsletter :

• adresse email

2.1.6. AFINIT ne traite pas de données sensibles.

3. Données à caractère personnel collectées indirectement par nous

3.1. Données public du candidat ou interim manager/freelancer :

Lorsque nous utilisons certains moteurs de recherche ou sites web sur lesquels vous avez téléchargé votre CV, etc. et que nous consultons pour trouver un candidat approprié pour les postes vacants, nous recevons indirectement vos données à caractère personnel. Il s’agit des données à caractère personnel que vous avez mises à disposition sur ces sites web, moteurs de recherche ou autre.

• En général, cela se fait sous la forme d’un CV et nous pouvons consulter les données à caractère personnel suivantes (liste non exhaustive) :
• Coordonnées : nom, prénom, adresse mail, langue, numéro de téléphone, numéro de GSM, adresse, …
• Informations sur votre formation : curriculum vitae, lettre de motivation
• Détails de vos postes précédents : employeur actuel, poste actuel et/ou postes précédents, expérience

3.2. Données publiques du donneur d’ordre, fournisseur, prospect ou d’une autre relation d’affaires :

AFINIT traite occasionnellement des données publiques, comme les données soumises à l’obligation de publication, la publication de votre nomination en qualité d’administrateur d’une société, ou des données que vous avez rendues publiques vous-même comme les informations placées sur votre site web ou des données généralement connues dans votre région ou publiées dans la presse.

4. Finalités du traitement

4.1. Finalités générales :

AFINIT limitera l’utilisation des données collectées exclusivement aux objectifs suivants :
Adresse IP : pour l’entretien et l’amélioration du site web et l’enregistrement des données à caractère personnel dans des statistiques anonymes, n’autorisant pas l’identification de personnes ou d’entreprises spécifiques, avec comme base légale les intérêts légitimes de AFINIT dans le but d’améliorer constamment son site web et ses prestations de services.

• Nom, numéro de téléphone, CV, lettre de motivation et adresse mail lors d’un enregistrement sur notre site web: pour vous fournir les informations ou de vous contacter, afin de prester les services demandés et de satisfaire aux obligations légales. Avec, comme base légale, l’exécution d’une convention qui a été demandée par vous.
• Photos : à utiliser dans le cadre de notre communication interne, avec comme base légale votre autorisation préalable et explicite
• En tant que travailleur salarié : nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, curriculum vitae, lettres de motivation, notes prises lors de l’entretien d‘embauche, informations sur la formation et l’expérience professionnelle, formulaires d’évaluation et résultats de tests et d’évaluations éventuels ; informations relatives à l’administration du personnel, comme le numéro de registre national, l’adresse, l’ancienneté, l’état civil, la composition du ménage, le numéro de compte bancaire, le salaire et les fiches de salaire pour pouvoir vous fournir les services demandés et pour satisfaire aux obligations légales, avec comme base légale l’exécution d’une convention
• En tant que candidat ou interim manager/freelance : nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, curriculum vitae, lettres de motivation, notes prises lors de l’entretien d‘embauche, informations sur la formation et l’expérience professionnelle, adresse, ancienneté pour pouvoir vous fournir les services demandés et pour satisfaire aux obligations légales, avec comme base légale l’exécution d’une convention.

• Le fondement juridique du traitement des données à caractère personnel lors de la consultation indirecte de vos données à caractère personnel, en tant candidats et interim managers/freelance sur des sites web, des moteurs de recherche, des plateformes (ex LinkedIn), … est notre intérêt légitime. Nous pouvons d’abord vous contacter sur base de notre intérêt légitime. Après cela, nous vous demandons votre autorisation explicite pour inclure vos données personnelles dans notre base de données de recrutement.
• En tant que client, donneur d’ordre, prospect, fournisseur : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, numéro de compte bancaire, adresse, numéro d’entreprises, personne de contact pour pouvoir vous fournir les services demandés et pour satisfaire aux obligations légales, avec comme base légale l’exécution d’une convention, que vous avez demandée.
  Vous n’êtes jamais tenu de communiquer vos données à caractère personnel. La prestation de certains services devient impossible si vous en refusez le traitement.
• adresse e-mail (lors de l’inscription à la newsletter) (voir l’article 2.1.5) : avec comme but l’envoi de supports de marketing direct (messages mail automatiques ou autres messages électroniques), de newsletters, d‘informations relatives à l’emploi, ou d’informations sur des activités prévues (conférences, séminaires, lunchs de travail) avec comme base légale votre autorisation explicite, préalable ;

Vous n’êtes pas tenu de communiquer vos données personnelles, mais vous comprenez que la prestation de certains services devient impossible si vous en refusez le traitement.

4.2. Transfert à des tiers :

AFINIT ne transmettra jamais vos données à caractère personnel à des tiers, à l’exception à ses clients avec comme objectif l’emploi ou les prestataires de services techniques qui assurent un support technique pour autant que cela soit nécessaire en vue de la prestation de services techniques et/ou lorsque la société y est tenue en vertu d‘une disposition légale ou d’un jugement judiciaire.

AFINIT ne vendra, ni ne louera vos données à caractère personnel à des tiers, ne les distribuera ni ne les mettra à disposition d’une autre manière, sauf comme décrit ci-dessus ou moyennant votre autorisation préalable.

4.3. Exigences légales :

Dans de rares cas, il peut arriver que AFINIT doit dévoiler vos données à caractère personnel en vertu d’une ordonnance du tribunal ou pour satisfaire à une législation ou à des règlements contraignants.

5. Durée et traitement

Nous traitons et conservons les données à caractère personnel durant une période qui est nécessaire en fonction des objectifs du traitement tels que décrits à l’article 4 et en fonction de la relation contractuelle entre vous et AFINIT:

• Adresse IP : pour la durée de votre visite sur le site web
• Nom, adresse e-mail, CV via le site web : pour la durée de la prestation de services demandée
• Travailleurs salariés et candidats/ interim manager/freelance (si d’application) : nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, informations relatives à l’administration du personnel, curriculum vitae, lettres de motivation, notes prises lors de l’entretien d‘embauche, informations sur la formation et l’expérience professionnelle, formulaires d’évaluation et résultats de tests et d’évaluations éventuels ; informations relatives à l’administration du personnel, e.a. le numéro de registre national, l’adresse, l’ancienneté, l’état civil, la composition du ménage, le numéro de compte bancaire, le salaire et les fiches de salaire: pour la durée de la prestation de services demandée, pour l’emploi et conformément à la législation en vigueur et le délai de prescription.
  Vos données à caractère personnel seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs énoncés au point 4.
  Vos données à caractère personnel seront conservées passivement conformément le délai de prescription légal. Par la suite, votre dossier sera conservé sous forme archivée.
  En tant que candidat, nous stockons et traitons vos données personnelles pendant le processus de sélection. Ensuite, nous conservons les données 5 ans après le dernier contact.
  Pour les données que nous avons obtenu via les médias sociaux: vous mettez votre CV et vos coordonnées sur des plateformes spécialement conçues à cet effet, pour trouver une fonction adaptée. Si, après un premier contact, vous êtes intéressé par le processus de sélection avec nous, nous encodons vos données pendant 5 ans, avec votre consentement explicite, dans notre base de données.
• Fournisseurs, clients, prospects et autres relation d’affaires : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et numéro de compte bancaire, adresse, personne de contact et numéro d’entreprises: pour la durée de la prestation de services demandée.
  Les données à caractère personnel susmentionnées sont en tout cas conservées conformément aux prescriptions légales spécifiques, ainsi qu’aux délais de prescription qui nous obligent de conserver plus longtemps vos données à caractère personnel, par exemple pour nous protéger contre une action en justice.

6. Vos droits

6.1. Droit d’information et d’accès :

Vous avez le droit de prendre connaissance à tout moment de vos données à caractère personnel, ainsi que de l’usage qu’en fait AFINIT.

6.2. Droit de rectification, d’effacement et de limitation du traitement de vos données :

Vous êtes libre de communiquer ou non vos données à caractère personnel à AFINIT. Par ailleurs, vous avez toujours le droit de nous demander de corriger, de compléter ou de supprimer vos données à caractère personnel.
Vous reconnaissez qu’en cas de refus de communiquer vos données à caractère personnel ou en cas de demande d’effacement de vos données à caractère personnel, certains produits ne sont pas livrables et certains services ne peuvent être prestés.
Vous pouvez également demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel.

6.3. Droit d’opposition :

Vous bénéficiez d’un droit d’opposition contre le traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons sérieuses et légitimes.
Par ailleurs, vous avez toujours le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct; dans ce cas, vous n’êtes pas obligé d’en mentionner le motif.

6.4. Droit à libre portabilité des données :

Vous disposez du droit d’obtenir sous forme structurée, courante et lisible par machine les données à caractère personnel que nous traitons et/ou de les transférer à d’autres responsables.

6.5. Droit de retrait de l’autorisation :
Pour autant que le traitement soit basé sur votre autorisation préalable, vous avez le droit de retirer cette autorisation.

6.6. Exercice de vos droits :
Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant via e-mail à privacy@afinit.be, en joignant une copie du recto de votre carte d’identité.

6.7. Décisions automatiques et profilage :
Le traitement de vos données à caractère personnel ne comporte pas de profilage, et vous ne serez pas non plus soumis à des décisions automatisées.

6.8. Droit de porter plainte :
Vous disposez du droit de porter plainte auprès de l’Autorité de Protection de Données.

7. Accès par des tiers

7.1. Afin de traiter vos données à caractère personnel, nous accordons l’accès à vos données à caractère personnel à nos collaborateurs.

7.2. Nous garantissons un niveau de protection similaire en rendant opposable les obligations contractuelles à ces collaborateurs et préposés, qui sont similaires à cette Politique de la protection e la vie privée

8. Sécurité et confidentialité

8.1. Nous avons développé des mesures de sécurité adaptées sur le plan technique et organisationnel afin d’éviter la destruction, la perte, la falsification, l’accès non autorisé ou la communication par erreur à des tiers des données à caractère personnel collectées, de même que tout traitement non autorisé de ces données.

8.2. En aucun cas, AFINIT ne peut donc être tenue responsable d’un dommage direct ou indirect découlant d’une utilisation erronée ou illégitime des données à caractère personnel par un tiers. AFINIT a pris des dispositions afin que lorsqu’elle fasse appel à des tiers pour le traitement de données à caractère personnel, ces derniers soient tenus aux mêmes règles.

9. Loi applicable et tribunal compétent

Cette Privacy Policy est régie, expliquée et exécutée conformément au droit belge, qui est exclusivement d’application.
Les tribunaux de Bruxelles sont seuls compétents afin de connaître de tout litige qui découlerait de l’interprétation ou de l’exécution de la présente Privacy Policy.
En cas de conflit entre les versions néerlandophone, française et anglaise de la Privacy Policy, la version française prévaut.

10. Cookies

Lisez la présente politique relative au respect de la vie privée conjointement avec notre politique en matière de Cookies.

Celle-ci fournit les informations relatives au traitement de vos données à caractère personnel au moyen de cookies.